Guia prático para elaboração do DFD, ETP, Termo de Referência e pesquisa de preços para contratação de sistema de gestão de frota pela Nova Lei de Licitações.
A Nova Lei de Licitações exige que a contratação de software de gestão de frota passe pela fase de planejamento antes da licitação. Essa fase inclui documentos que justificam a necessidade, definem os requisitos técnicos e estimam o valor de mercado — protegendo o gestor de questionamentos posteriores do Tribunal de Contas.
DFD
Documento de Formalização de Demanda — origem da necessidade
ETP
Estudo Técnico Preliminar — justificativa e requisitos técnicos
TR
Termo de Referência — especificações e critérios de aceite
PNCP
Divulgação no Portal Nacional de Contratações Públicas
O Estudo Técnico Preliminar é o documento que justifica a contratação e define os requisitos. Um ETP bem elaborado protege o gestor de questionamentos sobre a necessidade e a vantajosidade da solução.
Descreva a situação atual: controle manual em planilhas, ausência de registro de hodômetro, impossibilidade de calcular consumo médio, dificuldade de prestação de contas ao TCE, risco de apontamentos por ausência de rastreabilidade nos abastecimentos.
Quantidade de veículos por tipo (automóveis, caminhões, ônibus, tratores, ambulâncias), secretarias envolvidas, número de motoristas, postos credenciados e oficinas utilizadas.
Justifique a escolha do modelo SaaS: sem custo de infraestrutura de TI, sem manutenção de servidores, atualizações automáticas, pagamento por uso, escalabilidade conforme crescimento da frota. Compare com desenvolvimento de sistema próprio (custo proibitivo e prazo longo) e com controle por cartão/rede credenciada (sem auditabilidade individual por veículo).
Realize pesquisa com ao menos 3 fornecedores ou verifique contratos similares no PNCP. Considere o preço por veículo/mês ou por frota, incluindo implantação, treinamento e suporte. O FrotaBox pode fornecer proposta formal para a pesquisa de preços da sua prefeitura.
O TR define o objeto da contratação, as especificações técnicas, os critérios de aceite e as obrigações do fornecedor. Um TR bem elaborado evita impugnações e questionamentos do TCE sobre as exigências técnicas.
Incluir obrigação de entrega dos dados históricos (abastecimento, manutenção, veículos, motoristas, fornecedores) ao fim do contrato em formato estruturado (CSV, JSON ou XML), dentro de 30 dias do encerramento. Vedada a retenção ou bloqueio de dados após rescisão.
Enviamos documentação técnica, proposta formal para pesquisa de preços e material de apoio para a elaboração do ETP e TR da sua prefeitura.
