Qual o melhor critério de julgamento para contratar sistema de frota?

Para sistemas SaaS de gestão de frota, o critério mais adequado é o menor preço, com habilitação técnica que exija comprovação de funcionamento em pelo menos um órgão público nos últimos 3 anos. O critério técnica-preço pode ser adotado quando há requisitos de conformidade específicos, como suporte ao TCE-SIM ou ao e-Sfinge, que nem todos os fornecedores atendem.

Modelo de TR para Gestão de Frota Pública | Termo de Referência | Lei 14.133

Estrutura do Termo de Referência para sistema de frota

1. Objeto

Contratação de empresa especializada para prestação de serviços de licença de uso de software (SaaS) para gestão de frota pública municipal, compreendendo controle de abastecimento com hodômetro por veículo, gestão de manutenção preventiva e corretiva, identificação de motoristas, emissão de relatórios auditáveis e portabilidade de dados, com suporte técnico incluído, pelo período de [12/24/36] meses.

2. Especificações técnicas mínimas

Abastecimento

✓ Registro de hodômetro por veículo por evento
✓ Identificação do motorista em cada abastecimento
✓ Geolocalização GPS do abastecimento
✓ Cálculo automático de consumo médio (L/km)
✓ Credenciamento de postos fornecedores

Manutenção

✓ Manutenção preventiva com alertas por km/período
✓ Ordens de serviço para manutenção corretiva
✓ Credenciamento de oficinas e fornecedores
✓ Histórico completo de manutenção por veículo
✓ Controle de peças e serviços com valor

Relatórios e auditoria

✓ Exportação em PDF e CSV
✓ Relatório por veículo, secretaria e período
✓ Custo total por veículo (combustível + manutenção)
✓ Dashboard de consumo e alertas

Infraestrutura

✓ Acesso via web (sem instalação local)
✓ Aplicativo móvel (Android/iOS)
✓ Gestão multi-secretaria com perfis de acesso
✓ Dados armazenados em território nacional

3. Cláusula de portabilidade de dados (obrigatória)

A contratada deverá garantir a portabilidade integral dos dados ao encerramento contratual, entregando à contratante, no prazo de 30 (trinta) dias corridos após o término ou rescisão do contrato, a totalidade dos dados inseridos no sistema — incluindo histórico de abastecimentos, manutenções, hodômetros, motoristas e documentos —, em formato aberto (CSV ou JSON), sem custo adicional, de forma que a administração possa migrar para outro sistema sem perda de dados históricos ou dependência técnica da contratada.

Esta cláusula protege o patrimônio informacional do município e é exigida pelo princípio da continuidade do serviço público e pelo art. 11 da LGPD.

4. Habilitação técnica e capacitação

• Atestado de capacidade técnica emitido por pessoa jurídica de direito público, comprovando prestação de serviços de gestão de frota pública por período mínimo de 12 meses nos últimos 5 anos
• Declaração de disponibilidade do sistema para demonstração antes ou após a licitação (prova de conceito)
• Declaração de que os dados são armazenados em território nacional (conforme LGPD)
• Treinamento inicial incluso para equipe da contratante (mínimo 4 horas, presencial ou videoconferência)

5. Níveis de serviço (SLA)

Indicador	Nível mínimo exigido	Sanção por descumprimento
Disponibilidade do sistema	99% mensal (exceto janela de manutenção)	Desconto proporcional na fatura
Atendimento a chamados críticos	Resposta em até 4 horas úteis	Multa de 0,5% do valor mensal por dia
Atendimento a chamados normais	Resolução em até 48 horas úteis	Advertência formal
Entrega de dados na rescisão	Dentro de 30 dias do encerramento	Multa de 2% do valor anual do contrato

6. Forma de pagamento e precificação

O modelo mais comum para SaaS de gestão de frota é o pagamento mensal por veículo ativo. Inclua no TR:

• Valor mensal por veículo cadastrado e ativo no período
• Implantação/setup: único, na assinatura (pode ser incluído ou cobrado à parte)
• Treinamento: mínimo 1 sessão inclusa; sessões adicionais sob demanda
• Reajuste: anual pelo IPCA (define no contrato qual índice)
• Medição: emissão de relatório mensal com contagem de veículos ativos

7. Critério de julgamento

Menor preço (recomendado)

Mais simples, menor risco de questionamento. Eficiente quando a habilitação técnica é bem definida e exige demonstração prática. Julgamento pelo menor preço por veículo/mês.

Técnica e Preço

Indica quando há requisitos específicos de conformidade (TCE-SIM, e-Sfinge) com pontuação técnica. Requer critérios objetivos e documentados. Avaliação em duas fases: técnica (pontuação) + preço.

Erro comum no TR de sistema de frota

Esses erros costumam resultar em impugnação do edital ou questionamento posterior do Tribunal de Contas:

Especificar marca ou software específico

O TR deve descrever requisitos funcionais (hodômetro, GPS, exportação CSV), nunca nomear fornecedor. "Sistema X" ou URL de produto específico direciona a licitação e pode gerar nulidade.

Omitir a cláusula de portabilidade

Sem portabilidade, o município fica refém do fornecedor ao fim do contrato. O TCE pode questionar a continuidade do serviço e a guarda do patrimônio informacional público.

Exigir instalação local como requisito

Exigir servidor físico na prefeitura limita a competitividade (exclui SaaS), encarece a contratação e cria custos de manutenção de infraestrutura desnecessários para o município.

Não exigir atestado de serviço público

A habilitação técnica deve exigir experiência em gestão de frota pública (não apenas privada), dado que os requisitos regulatórios (TCE, auditoria) são específicos do setor público.

Perguntas frequentes sobre o TR de gestão de frota

O que deve constar no Termo de Referência para sistema de gestão de frota?

O TR deve conter: descrição precisa do objeto (licença de uso SaaS), especificações técnicas mínimas (controle por veículo com hodômetro, manutenção, relatórios, multi-secretaria, app, web), cláusula de portabilidade de dados, critérios de habilitação técnica, níveis de serviço (SLA), forma de execução, forma de pagamento e critério de julgamento.

Como incluir a cláusula de portabilidade de dados no TR de frota?

A cláusula de portabilidade deve exigir que, ao fim do contrato, a contratada entregue todo o histórico de dados (abastecimentos, manutenções, hodômetros, motoristas, documentos) em formato aberto (CSV ou JSON) dentro de 30 dias do encerramento contratual, sem custo adicional, de forma que a administração possa migrar para outro sistema sem perda de dados históricos.

O FrotaBox fornece minuta de TR e ETP para a prefeitura?

Sim. O FrotaBox disponibiliza material de apoio para elaboração do TR e do ETP — incluindo descrição técnica do objeto, especificações funcionais documentadas, proposta comercial para a pesquisa de preços e cláusula de portabilidade sugerida. Entre em contato pelo WhatsApp com o número de veículos da sua frota.

Termo de Referência (TR) para Sistema de Gestão de Frota Pública